Löhne verwalten
Eine freigegebene Lohnabrechnung korrigieren
Freigabe aufheben, korrigieren, neu freigeben; einen irrtümlich erstellten Entwurf löschen
Eine freigegebene Lohnabrechnung kann nicht mehr geändert werden: Ihre Beträge sind fixiert und ihre Buchungen stehen in der Buchhaltung. Um einen Fehler zu korrigieren (vergessene Stunden, falsch erfasste Prämie, falscher Satz), heben Sie die Freigabe auf, korrigieren den wieder zum Entwurf gewordenen Lohn und geben ihn erneut frei.
Wenn Sie versuchen, eine bereits freigegebene Lohnabrechnung zu speichern oder freizugeben, zeigt Plugin.ch an: Diese Lohnabrechnung ist freigegeben: Bitte zuerst die Freigabe aufheben.
Heben Sie die Freigabe auf
- Öffnen Sie Rechnungen → Löhne, Registerkarte Lohnlauf des Monats, und wählen Sie den Monat mit den Pfeilen ‹ › im Kopfbereich.
- Klicken Sie auf die Zeile der Person, um ihre Lohnabrechnung zu öffnen.
- Klicken Sie unten im Seitenfenster auf Freigabe aufheben und bestätigen Sie mit OK.
Mit Buchhaltung weist die Bestätigung darauf hin, dass die Buchungen entfernt werden; bei einem bereits bezahlten Lohn fügt sie eine Warnung hinzu.
Was dabei geschieht:
- die Buchungen der Lohnabrechnung (der oben angezeigte Beleg SAL…) werden aus dem Journal gelöscht;
- die Lohnabrechnung wird wieder zu einem Entwurf: Sie können ihre Zeilen und ihr Auszahlungsdatum ändern;
- solange sie ein Entwurf bleibt, zählt sie weder im Lohnausweis noch in den Totalen der Seite Jahr & Lohnausweise.
Die Lohnabrechnung behält den damaligen Personalstamm. Der Entwurf wird mit dem Personalstamm berechnet, wie er bei der Freigabe war (Lohn, Beschäftigungsgrad, Versicherungen, Kinder…), auch wenn er sich seither geändert hat, zum Beispiel nach einer Lohnerhöhung. Ein korrigierter früherer Monat wird also weiterhin mit dem damaligen Vertrag berechnet. Ein Hinweis im Entwurf erinnert daran: Diese Lohnabrechnung war bereits freigegeben: Sie wird mit dem damaligen Personalstamm (Lohn, Sätze, Versicherungen) neu berechnet, nicht mit dem aktuellen.
Enthielt der damalige Personalstamm einen Fehler (falscher Lohn, vergessenes Kind), klicken Sie in diesem Hinweis auf Aktuellen Personalstamm anwenden und bestätigen Sie: Die Lohnabrechnung wird mit dem heutigen Personalstamm neu berechnet. Korrigieren Sie zuerst den Personalstamm, und tun Sie dies nur in diesem Fall.
Korrigieren und erneut freigeben
Korrigieren Sie die Zeilen wie bei einem normalen Lohnlauf: Die Berechnung wird während der Eingabe aktualisiert. Klicken Sie auf Speichern, um den Entwurf zu behalten, oder direkt auf Freigeben und verbuchen.
Bei der neuen Freigabe berechnet Plugin.ch die Lohnabrechnung neu und verbucht sie wieder im Journal, zum Auszahlungsdatum und mit derselben Belegnummer wie vorher.
Der Lohn war bereits ausbezahlt
Die Bestätigung weist darauf hin: Achtung: Dieser Lohn ist bereits bezahlt; ändert sich der Nettolohn, regeln Sie die Differenz mit der Person.
- Über den Bankauszug bezahlt: Das Aufheben der Freigabe betrifft die Zahlung nicht; ihre Buchung bleibt im Journal und die Lohnabrechnung wird wieder Bezahlt, sobald sie neu freigegeben ist.
- Von Hand als bezahlt markiert: Das Aufheben entfernt diese Markierung. Klicken Sie nach der neuen Freigabe wieder auf Als bezahlt markieren.
Hat sich der Nettolohn geändert, zahlen Sie der Person den Restbetrag aus (oder fordern Sie zu viel Bezahltes zurück). Kam die Zahlung aus dem Bankauszug, enthält das Konto Nettolöhne zu bezahlen die Differenz zwischen altem und neuem Nettolohn: Buchen Sie diesen Ausgleich auf dieses Konto, damit es wieder null ist.
Denken Sie an die Folgemonate
Jede Lohnabrechnung berücksichtigt die freigegebenen Lohnabrechnungen der Vormonate desselben Jahres: Höchstbetrag der Arbeitslosenversicherung, Nachholen der Beiträge bei geringfügigem Lohn, kumulierter AHV-pflichtiger Lohn. Bereits freigegebene Lohnabrechnungen der Folgemonate werden nicht automatisch neu berechnet, wenn Sie einen früheren Monat korrigieren.
- Ändert die Korrektur nur wenig (eine Prämie, einige Stunden), bleiben die Folgemonate in der Regel korrekt.
- Ändert sie den AHV-pflichtigen Lohn deutlich oder nähert sich die Person einem Höchstbetrag oder einer Schwelle, heben Sie auch die Freigabe der Folgemonate auf und geben Sie sie der Reihe nach wieder frei, vom ältesten zum jüngsten.
Solange ein Vormonat im Entwurf ist, zeigen die Entwürfe der Folgemonate die Warnung Vormonate noch im Entwurf: Ihre Kumulierungen berücksichtigen diesen Monat noch nicht. Geben Sie die Monate deshalb immer der Reihe nach frei.
Wenn das Geschäftsjahr abgeschlossen ist
Wurde das Geschäftsjahr des Auszahlungsdatums bereits mit Jahr abschliessen abgeschlossen (Hauptbuch, Registerkarte Erfolgsrechnung oder Bilanz), können die Buchungen nicht mehr geändert werden. Plugin.ch verweigert dann das Aufheben der Freigabe und zeigt an: Das Geschäftsjahr dieses Datums ist abgeschlossen: Die Buchungen können nicht mehr geändert werden.
Übertragen Sie die Korrektur in diesem Fall auf die Lohnabrechnung eines Monats mit offenem Geschäftsjahr, zum Beispiel mit einer Nachzahlungszeile in der Lohnabrechnung des laufenden Monats.
Einen irrtümlich erstellten Entwurf löschen
Nur ein Entwurf kann gelöscht werden. Öffnen Sie ihn, klicken Sie auf Löschen unten links im Seitenfenster und bestätigen Sie mit OK. Um eine freigegebene Lohnabrechnung zu löschen, heben Sie zuerst ihre Freigabe auf.
Die Schaltflächen unten in einem Entwurf.
Die in diesem Entwurf erfassten Zeilen gehen verloren. Ist die Person in diesem Monat angestellt, bleibt ihre Zeile im Lohnlauf des Monats ohne Lohnabrechnung: Sie können mit der Schaltfläche + (Lohnabrechnung erstellen) oder mit der Schaltfläche Lohnabrechnungen vorbereiten (gefolgt von der Anzahl fehlender Lohnabrechnungen) eine neue erstellen.
Auf der Seite Jahr & Lohnausweise listet der orange Hinweis die Lohnabrechnungen auf, die noch im Entwurf sind. Klicken Sie auf einen Monat, um dessen Lohnlauf zu öffnen, und geben Sie die Lohnabrechnung frei oder löschen Sie sie, falls sie irrtümlich erstellt wurde.
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